Der Ausbruch des Coronavirus COVID-19 und der Aufruf, wo immer möglich zu Hause zu bleiben, haben viele Unternehmen dazu bewogen, Telearbeit in ihre Strategie zu integrieren. Wir möchten Ihnen heute die besten Tools vorstellen, mit denen Sie auch temporär von zu Hause aus so effizient wie im Büro arbeiten können.
Bei B2 Performance achten wir nicht nur auf die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und Kunden sowie auf unser Umfeld. Wir suchen auch nach Methoden, um die Qualität trotz Remote-Arbeit aufrechtzuerhalten. Wir wissen aus Erfahrung, dass man von zu Hause oder von einem anderen Ort außerhalb des Büros genauso effizient, wenn nicht sogar effizienter, arbeiten kann. Die Formel ist einfach: ein ruhiger Ort, ein Computer, die gleiche – oder kompatible – Software wie im Unternehmen, eine Internetverbindung, ein VPN für den Remote-Zugriff auf einen Computer… und die notwendigen Ressourcen, um koordiniert und vernetzt aus der Ferne zu arbeiten. Dies ist dank Technologie möglich.
Welche sind die besten Tools für Telearbeit? Der Markt bietet unzählige Optionen. Wir zeigen Ihnen Programme, die das Arbeiten von zu Hause angenehmer, bequemer und effektiver machen.
Tools für Instant Messaging und Sprachanrufe
Wir beginnen unsere Übersicht der Homeoffice-Tools mit Instant-Messaging-Kanälen. Diese sind unerlässlich, um agil und schnell mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, ohne die laufenden Aufgaben zu unterbrechen (im Gegensatz zu einem Anruf auf Festnetz oder Handy).
Slack
Eines der Telearbeits-Tools, das wir bei B2 Performance nutzen, ist Slack. Dieser Messaging-Dienst bietet alle Funktionen für kollaboratives und effizientes Arbeiten, einschließlich Videokonferenzen. Benötigen Sie zusätzliche Funktionen, können Sie weitere Erweiterungen integrieren. Kleine Unternehmen nutzen normalerweise die kostenlose Version von Slack. Unternehmen, die Konferenzen mit mehr Teilnehmern durchführen müssen, können sich für die kostenpflichtige Option ab 6,67 € pro aktivem Nutzer pro Monat entscheiden.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist derzeit der größte Konkurrent von Slack. In den letzten Monaten hat dieses Tool stark an Popularität gewonnen, insbesondere seit der Gesundheitsnotlage im März 2020. Es ist zwar Teil des Office 365-Pakets von Microsoft, die Premium-Version ist jedoch ab 12,50 € pro Nutzer und Monat erhältlich. Seine Hauptstärke ist die direkte Integration mit anderen gängigen Bürodiensten wie der E-Mail-Plattform Outlook oder Work. Bis zu 300 Personen können es gleichzeitig kostenlos nutzen, jedoch mit eingeschränkten Funktionen wie Sprach- oder Videoanrufen.
Google Suite Hangouts
Ein weiterer hervorragender Verbündeter für die Telearbeit sind die Google Chats. Der Hauptvorteil ist die vollständige Integration und Schnittstelle mit anderen Google Suite-Tools wie Gmail oder Google Drive, wo Google Docs integriert ist, sowie der Videokonferenzdienst Meet. Um dies nutzen zu können, beträgt der Basistarif 6 € pro Nutzer und Monat, der Business-Tarif 12 € pro Person und Monat. Der erste bietet eine Speicherkapazität von 30 GB, während der zweite keine Begrenzung hat.
Unsere Erfahrung zeigt: Keines dieser Tools ist mit seinen Vor- und Nachteilen signifikant besser als die anderen. Die Wahl hängt von den Präferenzen der Nutzer ab.
Tools für Videoanrufe und Konferenzen
Zu Hause zu arbeiten muss nicht gleichbedeutend mit Isolation sein. Es gibt zahlreiche Optionen für persönliche Treffen per Videokonferenz, was die Isolation erträglicher macht. Hierfür stehen uns einfach zu bedienende, intuitive und kostengünstige Videoanruf- und Konferenz-Tools zur Verfügung.
Neben den bereits genannten Tools nutzen wir bei B2 Performance regelmäßig zwei weitere, die gute Ergebnisse liefern.
Zoom
Zoom ist ein Videokonferenz-Tool für Unternehmen mit Echtzeit-Messaging und Content-Sharing, über jedes Gerät – vom Desktop-Computer bis zum Mobiltelefon. Es kann sowohl für die interne als auch externe Kommunikation genutzt werden, bietet integriertes HD-Video und -Audio und ermöglicht die Verbindung von bis zu 1.000 Teilnehmern in Videokonferenzen und bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm. Zudem bietet es die Möglichkeit, Bildschirme gleichzeitig zu teilen und interaktive Anmerkungen zu machen, was die Kommunikation zwischen den Fachleuten fördert. Für absolute Sicherheit gibt es Einschränkungen und Kontrollfunktionen, die auf der Zuweisung von Rollen, dem Schutz des Zugriffs und passwortgeschützten Funktionen basieren, ohne Wartezimmer und die Möglichkeit, einen Teilnehmer in die Warteschleife zu legen. Außerdem können Optionen lokal oder in der Cloud aufgezeichnet, durch künstliche Intelligenz (KI) generierte Transkriptionen angezeigt usw. werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, über Outlook, Gmail oder iCal auf Besprechungen zuzugreifen.
Skype
Hier ist die weltweit führende Anwendung für Chat-Gespräche und Videokonferenzen. Diese Software ermöglicht bis zu 50 Teilnehmern problemlos den Zugriff. Einer der Hauptgründe für ihre Popularität? Zweifellos, dass Skype kostenlos ist. Nur wenn es für Anrufe zu echten Telefonnummern verwendet wird, fällt eine Gebühr an. Bis vor kurzem war Skype for Business noch für Unternehmen verfügbar, wurde aber mittlerweile durch Microsoft Teams ersetzt. In jedem Fall ist es ein Muss, um Informationen oder Neuigkeiten zu kommunizieren.
Tools für Projektplanung und -management
Viele Unternehmen nutzen bereits Projektmanagement-Tools, unabhängig davon, ob sie Telearbeit anbieten oder ihre Tätigkeit auf Präsenzarbeit basieren. Die Remote-Arbeit macht die Kommunikation jedoch weniger direkt, was sie umso wichtiger macht, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. Sehen wir uns einige der effektivsten Lösungen in diesem Bereich an.
Trello
Es bleibt ein Klassiker im Projektmanagement, besonders wenn in kleinen Teams zusammengearbeitet wird und daher keine große Funktionsvielfalt benötigt wird. Die kostenlose Version, die auch für den Desktop verfügbar ist, funktioniert für kleine Teams bis zu 10 Personen recht gut. Ab hier gilt ein Preis von 9,99 $ pro Nutzer und Monat. Ein Vorteil: Trello lässt sich in Slack integrieren.
Asana
Wenn es um die Koordination von Projekten geht, ist Asana ein sehr nützliches System. Und das nicht zufällig. Das Programm, das zum großen Referenzpunkt im Aufgabenmanagement geworden ist, ermöglicht die virtuelle Kontrolle aller laufenden Projekte des Unternehmens. Es ist daher besonders geeignet für Organisationen mit großen Projekten und einem großen Team von Mitarbeitern, während es alles Notwendige für die Vertriebs- und Marketingplanung integriert. Die Grundfunktionen sind für Gruppen von bis zu 15 Personen kostenlos. Darüber hinaus kann Asana ab 10,99 € pro Nutzer und Monat genutzt werden.
Airtable
Airtable geht über herkömmliche Tabellenkalkulationen hinaus. Daher ist es ideal für alle, die regelmäßig mit Excel arbeiten oder gearbeitet haben. Das Tool integriert zahlreiche Projektmanagement-Funktionen in Tabellenform, bietet aber mehr Leistung als das komplexe Microsoft-Programm. Das Highlight ist die Möglichkeit, Tabellen miteinander zu integrieren. Airtable kann kostenlos genutzt werden, aber für mehr Funktionen ist die Version ab 10 $ pro Person und Monat ideal.
Jira Software
Jira Software ist ein Tool, das entwickelt wurde, damit alle Mitglieder eines Arbeitsteams ein Softwareprojekt (z. B. eine Website) planen, überwachen und veröffentlichen können. Damit ist es möglich, die Historie von Benutzern und Vorfällen zu verfolgen, Sprints zu planen und Aufgaben unter den beteiligten Personen zu verteilen. Es ermöglicht auch die Überwachung dieser Projekte, indem die Arbeit des Teams mit einer globalen Vision analysiert wird.
Cloud-Speicher
Sind die Mitarbeiter des Unternehmens vernetzt und koordiniert, können sie problemlos zusammenarbeiten und mehrere Dokumente gleichzeitig nutzen. Im Homeoffice müssen Dateien von mehr als einem Benutzer verwaltet und bearbeitet werden und oft zwischen Ordnern verschoben werden – unerlässlich für die Aufgabenorganisation. Dies ist viel einfacher mit einer Online-Speicherlösung und den dazugehörigen Tools. Werfen wir einen Blick auf einige der praktischsten und effektivsten.
G Suite von Google Cloud
Eine der weit verbreitetsten Speicherlösungen ist Google G Suite. Wenn Sie ein Google-Konto haben, können Sie über Google Drive kostenlose Tools wie Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationsfolien, Gmail und den Cloud-Speicher von Google Drive mit 15 GB Kapazität in der kostenlosen Version nutzen. Benötigen Sie jedoch mehr Speicherplatz und möchten die Premium-Version der Hangouts nutzen, müssen Sie die kostenpflichtige Option abonnieren.
Dropbox
Neben dem klassischen Online-Speicher und der Software für die Dokumentenverwaltung bietet Dropbox jetzt auch grundlegende Projektplanungsfunktionen. Das macht es zu einer guten Alternative für die Speicherung von Daten und Informationen. In der kostenlosen Version stehen 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, um Office-Dokumente mit Kollegen zu teilen, was für Arbeitsteams von bis zu drei Personen ausreichen sollte. Darüber hinaus kann diese Kapazität für 9,99 € pro Monat auf 100 GB erhöht werden, sowie weitere Speicheroptionen. Dank einer Timeline-Funktion können Sie auch eine grundlegende Projektplanung auf Papier vornehmen.
Um so schnell und einfach wie möglich zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen, die bereits im Unternehmen genutzten Dienste zu verwenden.
Bonus-Track: Lösungen für geräuschloses Arbeiten und Pausen
Für Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht regelmäßig remote arbeiten, kann das Homeoffice schnell erdrückend wirken. Damit das nicht passiert, haben wir hier zwei Softwarelösungen, die zu Ihren besten Verbündeten werden können.
Noisli
Ihr Haustier beschwert sich, Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Computer einen Ventilator oder einen Atomreaktor eingebaut hat, auf der Straße wird gebaut… Das Arbeiten zu Hause kann lauter sein als die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben am Arbeitsplatz. Wenn das passiert, kann die Verwendung von Noisli uns eine Atempause verschaffen. Neben Naturgeräuschen können Sie auch Stille in verschiedenen Frequenzen hören. Dies kann nicht nur die Konzentration während der Arbeit fördern, sondern Ihnen auch helfen, nach einem langen Tag im Homeoffice einzuschlafen. Probieren Sie es aus!
Stretchly
Eine Pause bei der Arbeit ist extrem wichtig, daran besteht kein Zweifel. In vielen Büros sorgen die Wege zur Kaffeemaschine, in Meetings oder in vielen Büros für regelmäßige Pausen, die unerlässlich sind, um Konzentration und Arbeitsleistung aufrechtzuerhalten. Wenn sich die Arbeit jedoch häuft, übersehen viele wahrscheinlich die Notwendigkeit, anzuhalten. Ist das bei Ihnen der Fall? Dann ist Stretchly genau das Richtige für Sie, denn dieses Tool erinnert Sie alle X Minuten an die Notwendigkeit einer Pause, fünfminütige Pausen alle halbe Stunde. Außerdem gibt es Ihnen Tipps, wie Sie diese effektiv und entspannend verbringen können. Daher ist es ideal für eine virtuelle Pause.
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