Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist ein Seminar oder eine Präsentation, die per Video über das Internet läuft. Das Publikum sieht zu und kann in Echtzeit mitmachen. Der Begriff setzt sich aus Web und Seminar zusammen und beschreibt genau das: eine Veranstaltung ohne Raum, ohne Anreise, offen für Teilnehmer an praktisch jedem Ort mit stabiler Internetverbindung.

Ursprünglich ein reines Bildungsformat, ist das Webinar heute vor allem ein Werkzeug im Inbound Marketing. Ein Unternehmen wählt ein Thema, das seine Zielgruppe interessiert, verlangt vorab eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und liefert dafür wertvollen Content. Diese Anmeldung landet direkt in der Newsletter-Liste des Unternehmens.

Ein Webinar läuft entweder live, mit echter Interaktion zwischen Referent und Publikum, oder als Aufzeichnung, die jeder ansieht, wann er will. Diese Unterscheidung bestimmt, wie das Format geplant und gemessen wird. Die übliche Länge liegt zwischen dreißig und sechzig Minuten, genug Zeit für ein Thema im Detail, ohne die Aufmerksamkeit der Teilnehmer vor dem Bildschirm zu überstrapazieren.

Die meisten Unternehmen zeichnen das Live-Webinar auf und nutzen es danach als On-Demand-Content weiter. So holen sie beide Vorteile aus einer einzigen Veranstaltung.

Alles beginnt mit einer Anmeldeseite, auf der die interessierte Person ihre E-Mail-Adresse hinterlässt, manchmal ergänzt um Angaben zu Unternehmen oder Position. Diese Seite enthält meist den Hinweis zur Einwilligung, die für die Datenverarbeitung und spätere Kommunikation nötig ist, gerade weil die Anmeldung oft auch außerhalb der eigenen Website beworben wird. Die Webinar-Anmeldung ist einer der häufigsten Sammelpunkte für neue Kontakte, die anschließend den Regeln des Double-Opt-in unterliegen.

Am Veranstaltungstag braucht es eine Streaming-Infrastruktur, die die erwartete Zuschauerzahl trägt, mit Live-Chat, einem Bereich für Fragen und oft kurzen Umfragen, um die Aufmerksamkeit zu halten. Die Plattform zeichnet die Session meist automatisch auf, sodass sie später als On-Demand-Version verfügbar ist, für alle, die am Veranstaltungstag nicht dabei sein konnten. Viele Tools liefern zusätzlich Live-Statistiken zur Zuschauerzahl, damit der Veranstalter erkennt, wenn die Aufmerksamkeit sinkt, und mit einer neuen Umfrage oder einer offenen Frage gegensteuern kann.

Nach dem Webinar beginnt die eigentliche Marketingarbeit: die Anmeldungen nach Interesse einordnen, sie ins CRM laden und per Segmentierung entscheiden, wer einen Vertriebsanruf bekommt und wer erst noch mehr Content braucht, bevor ein Kauf infrage kommt. Diese Einordnung macht aus einer bloßen Anmeldung eine echte Verkaufschance. Ohne diesen Schritt bleibt selbst ein gut besuchtes Webinar nur eine Zahl in der Statistik, ohne Wirkung auf den Umsatz.

Das Webinar passt vor allem in die Consideration-Phase der Customer Journey: Der Nutzer kennt sein Problem bereits, vergleicht aber noch Optionen und braucht tiefere Information, als eine Anzeige oder ein Blogartikel liefern kann. Genau dort leistet eine vierzigminütige Session mit Live-Fragen etwas, das ein Text nicht schafft.

Damit das funktioniert, müssen Thema und Referent die echten Fragen der Buyer Persona treffen, an die sich das Unternehmen richtet, nicht das, was das Unternehmen über sich selbst erzählen will.

Bei der Messung gilt eine Besonderheit, die man von Anfang an einplanen sollte: Die Zahl der Anmeldungen liegt immer über der Zahl der Personen, die am Veranstaltungstag tatsächlich zuschalten. Diese Lücke zwischen Anmeldung und echter Teilnahme ist in der Branche bekannt, und Kapazität wie Nachfassaktion sollten auf die tatsächlichen Teilnehmer ausgelegt sein, nicht nur auf die Anmeldezahl. Wer diese Lücke ignoriert, plant am Ende zu viel Serverkapazität und zu wenig persönliche Nachfassaktion für die, die wirklich zugeschaltet haben.

• Termin und Uhrzeit an der Zeitzone der Mehrheit der Zielgruppe ausrichten und am Vortag per E-Mail bestätigen.
• Bei der Anmeldung nur Daten abfragen, die später wirklich genutzt werden; ein langes Formular senkt die Anmeldezahl.
• Mindestens zehn Minuten für Live-Fragen einplanen, auch wenn das Programm eng getaktet ist.
• Die Aufzeichnung an alle Angemeldeten schicken, die nicht teilnehmen konnten, nicht nur an die Teilnehmer selbst.
• Anmelde- und Teilnahmequote getrennt messen: Das sind zwei unterschiedliche Kennzahlen.
• Eine Nachfass-E-Mail mit einem konkreten nächsten Schritt verschicken, kein pauschales Dankeschön.

• Das Webinar zur reinen Produktwerbung machen, statt eigenständig nützlichen Content zu liefern.
• Audio und Verbindung vorher nicht testen, das Publikum merkt es sofort.
• Angemeldete, die nicht teilgenommen haben, ignorieren, obwohl diese Gruppe oft so groß ist wie die der Teilnehmer.
• Keine Zeit für Fragen lassen oder sie pauschal beantworten, ohne auf den Kontext der fragenden Person einzugehen.
• Immer dasselbe Skript verwenden, ohne es an Thema oder Zielgruppe der jeweiligen Session anzupassen.